Quando se fala em controle de pagamentos de clientes, logo vem na nossa cabeça aquela bagunça de informações financeiras. Qual cliente pagou? Qual ainda está inadimplente? Quais formas de pagamento foram utilizadas?
Por mais que não pareça, ainda existem empresas que não se atentam na importância de uma gestão bem feita no chamado “contas a receber”. Porém as grandes demandas e exigências fiscais estão tornando a utilização de uma ferramenta obrigatória.
Hoje você encontra no mercado diversas ferramentas que realizam a tarefa de organizar essas informações, desde softwares, plataformas, SIG´s até intermediadores de pagamento, para àqueles que trabalham no e-commerce.
Mas, e aí? Qual a ferramenta correta para o seu negócio? Como realizar um controle eficaz dos pagamentos destes clientes?
Para responder estas duas perguntas, primeiramente você deve elencar alguns pontos importantes, como: o perfil dos seus clientes, o perfil da sua loja, o tipo de produto ou serviço que você oferece, os recursos disponíveis para investir nesta etapa do processo entre outros.
Segundo, traçar um panorama completo do seu financeiro, e identificar os pontos que exigem uma melhoria e o que é necessário para isso? Afinal, muitas vezes além de uma ferramenta, torna-se necessário mudanças operacionais. Então vamos conferir mais afundo alguns destes pontos.
Conheça sua empresa
Sem dúvida o seus recebimentos são um ponto de grande importância dentro da sua gestão financeira. Afinal, é a partir dele que entra os valores referentes a sua atividade.
Por isso, conheça como funciona as formas de recebimento aceitas pela sua empresa, quais são as mais utilizadas no mercado. Ex.: Boleto, Cartão de Crédito, Assinaturas.
Identifique quem são os responsáveis por esse controle, muitas empresas contratam um colaborador específico para contas a pagar, e outro para contas a receber. Se este não é seu caso, o responsável deverá trabalhar sua organização para desempenhar estas atividades.
Conheça o seu cliente
À menos que você limite as formas de pagamento aceitas pela sua empresa, está nas mãos de seus clientes a escolha de como irão pagar você. Então, observe as formas mais frequentes, as mais solicitada. Muitas ferramentas oferecem benefícios específicos para determinadas formas de pagamento, emissão de boleto.
É importante também observar o perfil desse cliente. Trata-se de um cliente que compra pela internet? Que busca rapidez na hora de realizar a compra? Tudo isso pode ajudá-lo na hora de escolher as ferramentas certa.
Se você possui uma loja virtual, por exemplo, possuir um checkout transparente, isto é, um checkout onde o cliente realiza o pagamento em apenas uma tela, pode diminuir a taxa de abandono na hora do pagamento. Isso porque existe um receio quando o pagamento é redirecionado a outra página.
Qual tipo de produto ou serviço que você leva ao mercado?
Imagine que você possui uma loja de roupas física, onde diariamente diversas pessoas compram peças, realizam cadastros, pagam com diferentes formas de pagamento. O fluxo de informações é muito grande se comparado por exemplo a um alfaiate que comercialize roupas sob medida.
É claro, a demanda influencia diretamente porém a ferramenta para controle de pagamentos de clientes não necessariamente devem ser as mesmas.
Fique ligado nas legislações fiscais
O governo está fechando o cerco sobre pequenas e médias empresas, exigindo uma declaração cada vez mais precisa, e ainda exigindo dados antes não olhados pelos empresários.
Por exemplo, sabemos que atualmente para todas as compras realizadas por cartões de crédito devem ser emitidas a nota fiscal contendo os impostos e o valor da mercadoria. Pensando nisso, ter uma ferramenta que emite automaticamente a nota fiscal mediante pagamentos via cartão, pode evitar dores de cabeça com o fisco.
Conheça as ferramentas disponíveis no mercado.
ERP´s
Está entre as ferramentas mais conhecidas para gerenciamento e controle de recebimentos. São ferramentas inteligentes que integram desde os cadastros básicos como clientes, produto, fornecedores, até processos como venda, emissão de notas fiscais, relatórios.
As vantagens de se trabalhar com um ERP são infinitas, primeiramente, ter o controle da sua empresa em um só lugar, diminui o tempo dispensado em realizá-lo em várias ferramentas diferentes.
Na hora de receber de seus clientes, os ERP´s costumam baixar automaticamente boletos pagos em banco e lotéricas, faturar diretamente as vendas realizadas via cartão de crédito, entre outros benefícios. Sem contar com os relatórios precisos sobre o contas a receber que eles emitem.
Planilhas de Controle
Entre as opções mais populares, estão as planilhas, os usuários realizam os lançamentos a mão dos valores pagos por seus clientes, realizam baixas, anotações.
A grande desvantagem está no cuidado e na atenção do próprio usuário. Afinal um lançamento errado, ou não lançamento de alguma informação, podem custar caro para a empresa.
Esta opção está suscetível a erros, mesmo sendo a mais comum, trata-se da menos indicada.
Intermediadores de pagamento:
Se você trabalha com máquinas de cartão, e-commerce ou prestação de serviços, os queridinhos do mercado são os Intermediadores de pagamento.
Trata-se de plataformas que realizam desde a emissão da cobrança, análise de risco da operação, e transferência dos valores para sua conta corrente.
Para os tipos de negócios citados e para os clientes, eles asseguram o pagamento quanto o envio do produto, ou serviço prestado. Isso é possível graças à ferramenta de análise de risco incluídos na maioria deles.
Posso ter mais de uma forma de Controle de pagamentos feitos pelos meus clientes?
Sim, e deve. Imagine uma empresa que possui loja física e um e-commerce vinculado a ela, a união de um ERP, Intermediador de Pagamento, ou faz com que há segurança tanto para a empresa quanto para o cliente sejam assegurados.
Com as duas ferramentas você tem um controle integrado da sua loja física e virtual, integração do estoque movimentado, dos valores recebidos, vendas realizadas. E ainda pode contar com relatórios sobre tudo o que acontece na sua empresa.
Que tal saber mais sobre os Gateways de Pagamento? É só clicar aqui e conferir um conteúdo fantástico sobre o assunto.
